De fleste virksomheder har måske hørt udtrykket “ERP” før, men er du en af dem, der endnu ikke ved, hvad ERP er, og hvad et ERP-system kan gøre for en virksomhed?
Så læs videre.
Vi forklarer præcis, hvad ERP er, hvordan det fungerer og hvad det kan gøre for din virksomhed.
Hvad er ERP?
ERP står for Enterprise Ressource Planning – eller sagt på dansk: Ressourceplanlægning for virksomheder.
Det er et system, som samler, organiserer og automatiserer virksomheders daglige drift og aktiviteter inden for økonomi, indkøb, kunder, rapportering, personalestyring og meget andet.
Ved at samle alle aktiviteter ét sted, er virksomheden bedre i stand til at opnå et fuldt overblik over alle sine afdelinger, analysere på forskellige scenarier og opdage muligheder for forbedringer.
Og i takt med at virksomhedens behov udvides, og forretningen bliver større, hjælper et ERP-system med at understøtte den fremtidige vækst.
Så kort sagt: Et ERP-system hjælper virksomheder med at samle processer, teknologi og mennesker på tværs af en organisation.
Hvordan virker et ERP-system?
Et ERP-system fungerer på den måde, at alle de oplysninger, der bliver indtastet i systemet, automatisk bliver delt med andre personer i virksomheden – på tværs af afdelinger.
Lad os tage et eksempel.
En ny kunde bliver oprettet, og kundens oplysninger bliver indtastet i ERP-systemet.
Disse oplysninger bliver automatisk også tilgængelige for en række andre medarbejdere i virksomheden.
Det vil sige, at hvis kundens oplysninger skal bruges til eksempelvis at yde support, sælge eller blot oprette en faktura, så ligger de klar til brug i ERP-systemet.
Lad os i et andet eksempel sige, at en større butikskæde har en række lokale forretninger rundt omkring i landet. Efterhånden som al information og data fra butikkerne bliver ført ind i ERP-systemet, bliver informationen sorteret, fordelt og gjort tilgængelig på tværs af virksomhedens afdelinger.
Ledelsen kan eksempelvis se, hvilke butikker der klarer sig bedst, cheferne ude i butikkerne kan se salgs- og medarbejderpræstationer, og økonomiafdelingen kan administrere regnskabet.
Et ERP-system forbedrer altså samarbejdet og effektiviserer hverdagen, så intet går tabt i overleveringen mellem afdelingerne.
Hvordan kan ERP forbedre eller hjælpe min forretning?
Det er vigtigt at understrege, at ERP ikke kan være et POS-system og omvendt.
En mindre virksomhed kan dog godt fungere med den ene. Men når først din virksomhed er mellemstor, og du virkelig skal holde trit med dine kunder og din lagerbeholdning, er en sammenlægning af disse en vigtig implementering for din virksomheds drift.
Det vil ganske enkelt få din forretningsdrift til at forløbe sig mere smidigt end før.
Integrationer til dit ERP-system
De fleste ERP-systemer kan i dag integreres med andre systemer og apps.
Netop for at gøre hverdagen nemmere for virksomhederne.
Et eksempel kunne være en tilknytning mellem en webshop og et økonomiprogram. Formålet her er at alle køb, leveringer, returneringer, fragt, moms m.m. i webshoppen automatisk bliver ført over i økonomiprogrammet.
Det gør i høj grad bogføringsarbejdet lettere.
Et andet eksempel kan være en fysisk butik, der har lavet en sammenkobling mellem deres kassesystem og ERP til lagerstyring.
Et andet eksempel er en butik eller et lager, som har skabt forbindelse mellem en stregkodescanner og ERP til lagerstyring og regnskab.
ERP behøver ikke kun at blive integreret på tal. Nogle gange ønsker en virksomhed at skabe forbindelse mellem tal, produkter og mennesker.
Det kan eksempelvis være en virksomhed, der aflønner efter resultat. I så fald skal ledelsen kunne trække tal på hver ansattes kunder, typen af solgte produkter, avancen på produkterne m.m. for at beregne medarbejderens løn og bonus.
Et sidste velkendt eksempel på integrationer kan være virksomheder, der har brug for at integrere ERP med et CRM for at skabe overblik i salgsarbejde, markedsføringsindsats, projektsamarbejde mellem afdelinger m.m.
7 fordele ved et ERP-system
Ikke overraskende leder nutidens ERP-løsninger til flere fordele for virksomheder. Med det rigtige ERP-system vil du kunne skabe en mere strømlinet proces med flere muligheder og mere tid.
Vi har sammenkogt disse fordele ned til 7. Læs med her.
1. Omkostningsbesparelser
Enhver virksomhed ønsker at være smart med sin økonomi. Derfor vil de helst gerne undgå de dyre fejl, som har negativ indflydelse på virksomheden.
Måden du opnår disse omkostningsbesparelser er eksempelvis ved at automatisere lagerstyringen, indkøbsstyringen, kundeservicen og leverandørstyringen.
På den måde kan du minimere de fejl, som oftest finder sted, når du manuelt skal administrere disse opgaver.
2. Forbedret data- og forretningsindsigt
Et ERP-system giver adgang til alle virksomhedens data, hvilket giver en overordnet forretningsindsigt.
Det betyder, at al information vil blive gemt et enkelt sted. På den måde kan du holde dine informationer konsistente og nøjagtige, og du behøver ikke bekymre dig om, hvorvidt den information, du bruger fra systemet, er korrekt, da den konstant bliver opdateret over hele linjen.
3. Rapportering og analyse
Et ERP-system er med til at gøre din rapportering meget nemmere med en tilpasning efter dine behov.
Men disse data er kun nyttige, hvis din virksomhed kan analysere og forstå dem. Og det kan en ERP hjælpe dig med.
En ERP kan eksempelvis hjælpe din virksomhed med at forstå, hvordan en ændring eller sågar et problem påvirker resten af din virksomhed. Og du kan med forbedrede rapporteringsmuligheder lettere reagere på de komplekse dataanmodninger.
Dette forbedrer ikke kun produktiviteten og forretningen, men fuldfører processen langt hurtigere end før.
4. Datasikkerhed
Èn af de vigtigste fordele ved ERP, er datasikkerheden. ERP-systemet bruger avancerede sikkerhedsprotokoller for at sikre, at din virksomheds data er beskyttet.
Denne sikkerhed gør, at dine vigtige virksomhedsoplysninger ikke kommer i besiddelse af andre. Dét er nøglen til en sikker forretning.
5. Samarbejdsmuligheder
Ingen ønsker en ineffektiv forretning. Og et godt samarbejde på tværs af afdelinger er med til at effektivisere den daglige drift.
En ERP-løsning gør det langt nemmere at dele informationer på tværs af afdelinger. Det er alt fra indkøbsordrer til kontrakter. De data der indtastes i systemet, er tilgængelig og til gavn for alle brugere af systemet.
6. Øger skalerbarheden
Det helt rigtige ERP-system, vil være skalerbart og fleksibelt nok til at opfylde din virksomheds behov.
Det vil sige, at du kan udvide den nuværende implementerede løsning med tilføjelser af nye brugere og funktioner, i takt med at din virksomhed vokser.
Uanset hvor stor din virksomhed er, når du implementerer et ERP system, så vokser den, i takt med at du vokser. Du behøver ikke bekymre dig om, hvorvidt du har brug for et nyt og større system, du kan blot bruge dit nuværende ERP-system.
7. Bedre kundeservice
Ikke nok med at et ERP-system kan styrke en virksomheds partner- og kunderelationer, så giver det indsigt i leverandører, fragtfirmaer og tjenesteudbydere.
Men vigtigst af alt, så giver systemet bedre adgang til kundeoplysninger. På den måde er det nemmere at yde kundeservice af høj kvalitet, da du med systemet får en mere præcis adgang til kundens information og historie, og dermed langt bedre kan interagere med kunderne.
Konklusion
Ovenstående er blot et udpluk af alle de fordele et ERP-system fører med sig.
Et ERP-system indeholder utallige funktioner, der giver utallige muligheder for virksomheder at strømline den daglige drift.
Potentialet for at optimere dine forretningsfunktioner og øge produktiviteten på længere sigt, gør fordelene ved at implementere et ERP-system til en værdifuld investering af tid og ressourcer.
Det er ganske enkelt et værktøj, der kan tage din virksomhed til det næste niveau.
