Kender du følelsen af at mangle et helikopterblik over alle dine sager? At arbejdssedler af papir alt for ofte ligger sammenkrøllet i lommen, på lageret eller ude på værkstedet? Sedler fyldt med kragetæer, der er umulige at læse, og som mangler vigtige kundeoplysninger, fordi en af dine medarbejdere har glemt at få det registreret?
Måske er du bare træt af al den unødvendige tid, der bliver brugt på tastearbejde samt sags- og timestyring?
Kan du svare ja til en eller flere af ovenstående?
Så er du formentlig klar over det.
Der er mange gode grunde til at skifte de gamle arbejdssedler af papir ud med digital opgavestyring.
Vi har samlet de 8 mest relevante grunde lige her.
Hvad er opgavestyring?
Opgavestyring (også kaldet sagsstyring) benyttes af virksomheder, der ønsker at bevare et overblik over deres timer, opgaver og kundesager. Det gør sig især gældende for virksomheder med værksted eller virksomheder, der på anden vis håndterer opgaver eller bestillinger fra kunder.
1. Hurtig sagshåndtering på farten
Inden for service- og værkstedsbranchen er det uhyrlig vigtigt, at du er mobil. At du kan have en tablet eller mobil lige ved hånden, så du lynhurtigt kan finde dine digitale arbejdssedler frem.
På den måde bliver det automatisk meget nemmere for både dig og dine medarbejdere at oprette opgaver, når I er på farten, uanset hvor I befinder sig.
Det eneste det kræver er en mobil eller tablet og en internetforbindelse.
Og når en opgave er færdig, er det blot at hive enheden frem igen, logge ind på den software, du bruger til din opgavestyring og ændre opgavens status fra igangværende til færdig.
Det er især praktisk, hvis du er en udkørende virksomhed med skiftende lokationer. Og er du mere end en i virksomheden, er det heller intet problem.
Alle medarbejdere kan logge ind samt oprette og administrere jeres digitale arbejdssedler på samme tid – uanset om de bruger en computer, mobil eller tablet.
Hvad er en digital arbejdsseddel?
En digital arbejdsseddel er blot en online version af en arbejdsseddel af papir, hvor man skriver vigtige kundeoplysninger ned. Det betyder, at al relevant information, lige fra navn, adresse, kontaktoplysninger og noter om opgavens omfang, ligger lige ved hånden. Det kræver kun en enhed med adgang til internettet.
2. Oplev færre manuelle fejl
Med de mange arbejdssedler af papir, hvor opgaver blev skrevet ned i hånden, kan det ske, at de enten mangler relevante oplysninger, er svære at tyde eller helt forsvinder.
Med digital opgavestyring bliver det nemmere at undgå disse menneskelige fejl.
Når en medarbejder opretter og tildeler en opgave til en anden, kan han eller hun lynhurtigt søge den frem på mobilen eller tabletten.
Og med skræddersyede digitale arbejdssedler, der indeholder alle de nødvendige informationsfelter, som I har behov for, bliver det næsten ikke nemmere.
Alt dette er med til at sikre bedre kontrol over alle opgaverne, og minimerer samtidig alle de trælse fejl, der kan ske.
3. Timestyring med mindre administrativt arbejde
Hvis du vælger at vinke farvel til de gamle papirsedler, mindsker du samtidig den administrative byrde ved din time- og sagsstyring.
Først og fremmest for revisoren, der slipper for at kæmpe sig igennem en stor stak af timesedler og fakturaer, der alle skal indtastes manuelt.
Men også for dig og dine medarbejdere, som ikke længere behøver at bekymre sig over delingen mellem varer i lagersystemet og værkstedsopgaver.
Hvis Henrik eksempelvis reserverer en eller flere varer til en kundesag, kan de andre ansatte hurtigt se, hvad der er reserveret, til hvilken kunde, hvor mange er tilbage, hvornår det bliver hentet, og er det tid til at bestille flere hjem.
Det er timevis (hvis ikke dagevis) af arbejde, der er blevet sparet væk.
4. Skab bedre overblik over sager og timer
Hos de fleste virksomheder inden for værksted- og servicebranchen er det essentielt at have et præcist og aktuelt overblik over alle sager og registrerede timer på opgaver.
På den måde kan du hurtigt danne dig et overblik over, hvilke opgaver dine medarbejdere arbejder på lige nu og holde styr på, hvor lang tid der bruges på de enkelte opgaver.
Time- og sagsstyring er også mere end bare registrering. Alle dine medarbejdere kan samtidig også se interne noter, tilføje filer til sager og hurtigt få et overblik over deres arbejdsdag, uge og måned.
5. Få bedre flow mellem regnskab og opgaver
Med digital opgavestyring vil du samtidig opleve, at når du eller dine medarbejdere færdiggør en opgave, bliver den automatisk sendt direkte videre som en sagskladde i dit regnskabsprogram.
Da både kunden, solgte varer, services og timer er registreret direkte i opgaven, inden de sendes til regnskabsprogrammet, er de med det samme klar til at blive faktureret videre.
På den måde gør du arbejdet langt nemmere for dig selv eller din revisor, som allerede samme dag kan fakturere og afslutte sagen.
Denne form for timestyring giver altså bare et langt bedre flow mellem dit regnskab og dine opgaver.
6. Sagshåndtering uden unødvendig spildtid
Det hænder sommetider, at papirsedler med opgaver forsvinder. Eller at en medarbejder har glemt at notere vigtig information ned.
Med digitale arbejdssedler kan du hurtigt mindske en stor del af al den spildtid, der opstår i disse interne processer.
Måske mere end du er klar over.
Overvej lige, hvis dine medarbejdere kunne slippe for at stresse over, om de nu fik kradset al information ned fra sagen i onsdags? Eller hvor de nu gjorde af sidste uges timeseddel?
Eller chefen der ikke behøver at hive fat på sine medarbejdere for at få afklaret noget på opgaven?
Hvilket bringer os til næste punkt.
7. Giv bedre service til dine kunder
Mindsker du unødvendig spildtid og samtidig får et bedre overblik over alle opgaver, kan du langt nemmere lægge fokus på det, der bringer virksomheden værdi: kunderne.
Med digital opgavestyring kan medarbejderne nemlig hurtigt slå sager op, se forventede leveringsdato, afhentningstidspunkt osv. i realtid. Det gør, at medarbejdere altid er fuldt opdateret, så de kan betjene kunderne på stedet og give den bedste vejledning.
Skal kundeservicen tages op på et endnu højere niveau, er det ofte også muligt at lade kunderne spore sagen selv.
Ved at tilføje en funktion på din hjemmeside, der automatisk taler sammen med din opgavestyring, kan kunden hurtigt slå sin sagsstatus op, og se hvor langt den er i processen.
Når først det kører, er det super simpelt for både dig og kunderne.
8. Få alting samlet ét sted
Med et sagsstyringssystem der er samtidig taler sammen med både lager, kasse, webshop og regnskabsprogram, får du samlet alt ét sted.
Du slipper for at samle al information fra uoverskuelige papirbunker og rundt omkring på computeren som eksempelvis i et Excel-ark.
På den måde har både du og dine medarbejdere altid fuld kontrol og overblik over alle jeres sager.
Det er ofte nemt at bruge. Og endnu bedre. Det gør bare hverdagen meget nemmere.
Lige nu kan du prøve Customers 1st gratis i 14 dage, og se hvordan din opgavestyring kan håndteres langt nemmere. Opret en gratis konto på kun få minutter her.
